Informe de gastos de viaje

Acabas de volver de tu primer viaje de negocios o estás a punto de emprender uno. Y ahora llega la parte que al principio casi todo el mundo encuentra un poco confusa: reclamar todos los gastos. Quizá te estés preguntando: ¿Tengo que pagarlo todo de mi bolsillo? ¿Qué comprobantes necesito? ¿Y cómo presento siquiera la solicitud? No te preocupes. Parece más complicado de lo que es. Y aquí está lo más importante desde el principio: la empresa se encarga de gran parte por ti. De eso trata exactamente este vídeo. Te daremos una visión general. Al final, deberías entender cómo encaja todo. Sin conocimientos fiscales. Sin jerga. Solo lo básico: quién paga qué y de qué tienes que encargarte tú.

Este es el vídeo general. En el siguiente, revisaremos juntos nuestra herramienta, paso a paso, y rellenaremos una solicitud real de gastos, igual que en los otros vídeos sobre la herramienta. El vídeo de hoy trata de entenderlo. El siguiente trata de rellenarlo. Empecemos por el punto más importante. Hay dos formas de pagar los gastos. La primera: la empresa paga directamente. El vuelo. El tren. El hotel. A menudo, también el coche de alquiler. La mayoría de las veces, todo esto se reserva de forma centralizada para ti. Ni siquiera ves esas facturas. No tienes que pagar nada por adelantado. Y tampoco necesitas reunir comprobantes por ello. Qué reserva exactamente la empresa está indicado en nuestra política de gastos de viaje, en la plataforma de aprendizaje.

La segunda forma: tú pagas algo por tu cuenta. Esta es la parte más pequeña. Un taxi. Una tarifa de aparcamiento. Un peaje. Alguna comida de vez en cuando. Y hay un caso especial: si viajas en tu propio coche, siempre lo reclamas tú mismo. Recibes una cantidad fija por cada kilómetro que recorres. Y hay una cosa que casi siempre corre por tu cuenta, independientemente de cuánto haya reservado la empresa: las comidas. Es una asignación diaria fija por cada día de viaje. La empresa no puede pagártela sin más. Así que casi siempre presentarás una pequeña solicitud, aunque solo sea por las comidas y el kilometraje.

Para ayudarte a llevar el control, todas las solicitudes de gastos tienen la misma estructura. Siempre constan de cuatro partes: gastos de viaje, comidas, alojamiento y otros: cualquier otra cosa que surja durante el viaje. Eso es todo. Cada gasto pertenece a una de estas cuatro partes. Las veremos detenidamente en los próximos vídeos. Y no te preocupes: no tienes que calcular nada. La herramienta y el equipo de contabilidad lo hacen por ti. Pero hay tres cosas que sí debes recordar. Son la parte más importante de todo este tema. Primero: guarda tus comprobantes. Sin un comprobante, conseguir el reembolso siempre es difícil.

Segundo: anota los horarios de tu viaje. Cuándo saliste y cuándo regresaste. Esos horarios determinan tu asignación para comidas. Tercero: consigue la aprobación de tu viaje de antemano. Y presenta tu solicitud a tiempo. Ese es el panorama completo. La empresa paga las cosas importantes. Tú reclamas lo que has pagado de tu bolsillo y la asignación para comidas a la que tienes derecho. Y todas las solicitudes constan de las mismas cuatro partes. En el próximo vídeo, pasaremos totalmente a la práctica. Abriremos la herramienta y rellenaremos juntos una solicitud real de gastos, paso a paso. Para que no te quede ninguna duda, y recuperes tu dinero rápidamente.