Note de frais de déplacement

Vous revenez peut-être tout juste de votre premier déplacement professionnel ou vous êtes sur le point de partir. Et maintenant vient la partie que presque tout le monde trouve un peu déroutante au début : se faire rembourser. Vous vous demandez peut-être : dois-je tout payer moi-même ? De quels justificatifs ai-je besoin ? Et comment présenter ma note de frais ? Pas d’inquiétude. Cela paraît plus compliqué que ça ne l’est. Et voici tout de suite le plus important : l’entreprise s’occupe d’une grande partie pour vous. C’est précisément le sujet de cette vidéo. Nous allons vous donner une vue d’ensemble. À la fin, vous devriez comprendre comment tout s’articule. Aucune connaissance fiscale. Aucun jargon. Juste l’essentiel : qui paie quoi et ce dont vous devez réellement vous occuper vous-même.

Cette vidéo vous donne une vue d’ensemble. Dans la suivante, nous parcourrons ensemble notre outil, étape par étape, et remplirons une vraie note de frais, comme dans les autres vidéos consacrées aux outils. Aujourd’hui, l’objectif est de comprendre. La prochaine vidéo vous montrera comment la remplir. Commençons par le point le plus important. Il existe deux façons de verser l’argent. Première façon : l’entreprise paie directement. L’avion. Le train. L’hôtel. Souvent, la voiture de location aussi. La plupart du temps, tout cela est réservé de manière centralisée pour vous. Vous ne voyez même jamais ces factures. Vous n’avez rien à avancer. Et vous n’avez aucun justificatif à conserver pour ces dépenses. Vous trouverez exactement ce que l’entreprise réserve dans notre politique de frais de déplacement, sur la plateforme de formation.

Deuxième façon : vous payez vous-même. Cela représente la plus petite partie. Un taxi. Des frais de stationnement. Un péage. Un repas occasionnel. Et il existe un cas particulier : si vous utilisez votre propre voiture, c’est toujours à vous de déclarer ces frais. Vous recevez un montant fixe pour chaque kilomètre parcouru. Et il y a une chose qui reste presque toujours à déclarer par vous, quel que soit le nombre de réservations effectuées par l’entreprise : vos repas. Il s’agit d’une indemnité journalière fixe pour chaque jour de déplacement. L’entreprise ne peut pas simplement la verser à votre place. Vous déposerez donc presque toujours une petite note de frais, même si elle ne concerne que vos repas et vos kilomètres.

Pour vous aider à vous y retrouver, toutes les notes de frais sont structurées de la même façon. Elles comportent toujours quatre parties : frais de transport, repas, hébergement et autres frais — tout ce qui peut s’ajouter en cours de route. C’est aussi simple que cela. Chaque dépense appartient à l’une de ces quatre parties. Nous les examinerons chacune en détail dans les prochaines vidéos. Et pas d’inquiétude : vous n’avez rien à calculer. L’outil et l’équipe comptable s’en chargent pour vous. Mais il y a trois choses que vous devez retenir. Ce sont les plus importantes de tout ce sujet. Premièrement : conservez vos justificatifs. Sans justificatif, il est toujours difficile d’obtenir un remboursement. Deuxièmement : notez les horaires de votre déplacement.

L’heure de votre départ et celle de votre retour. Elles déterminent le montant de votre indemnité de repas. Troisièmement : faites approuver votre déplacement à l’avance. Et présentez votre note de frais dans les délais. Voilà la vue d’ensemble. L’entreprise règle les gros postes. Vous demandez le remboursement de ce que vous avez payé vous-même, ainsi que l’indemnité de repas à laquelle vous avez droit. Et chaque note de frais comprend toujours les quatre mêmes parties. Dans la prochaine vidéo, nous passerons vraiment à la pratique. Nous ouvrirons l’outil et remplirons ensemble une vraie note de frais, étape par étape. Ainsi, plus aucune question ne restera sans réponse, et vous récupérerez rapidement votre argent.