Relatório de despesas de viagem

Acabou de regressar da sua primeira viagem de trabalho ou está prestes a partir para uma. E agora vem a parte que quase toda a gente acha um pouco confusa ao início: pedir o reembolso de tudo. Talvez esteja a perguntar-se neste momento: Tenho de pagar tudo do meu bolso? De que recibos preciso? E como é que apresento o pedido? Não se preocupe. Parece mais complicado do que é. E aqui fica, desde já, o mais importante: a empresa trata de grande parte por si. É exatamente disso que trata este vídeo. Vamos dar-lhe uma visão geral. No final, deverá perceber como tudo se encaixa. Sem conhecimentos fiscais. Sem jargão. Apenas o essencial: quem paga o quê e aquilo de que tem realmente de tratar.

Este é o vídeo de visão geral. No próximo, vamos percorrer juntos a nossa ferramenta, passo a passo, e preencher um pedido de reembolso de despesas real, tal como nos outros vídeos sobre a ferramenta. Hoje o objetivo é compreender. O próximo vídeo é para preencher. Comecemos pelo ponto mais importante. Há duas formas de o dinheiro ser pago. A primeira: a empresa paga diretamente. O voo. O comboio. O hotel. Muitas vezes, também o carro de aluguer. Na maioria dos casos, isto é reservado centralmente para si. Nunca chega sequer a ver estas faturas. Não tem de pagar nada adiantado. E não precisa de guardar recibos dessas despesas. Aquilo que a empresa reserva está definido na nossa política de despesas de viagem, na plataforma de aprendizagem.

A segunda forma: paga do seu próprio bolso. Esta é a parte menor. Um táxi. Uma tarifa de estacionamento. Uma portagem. Uma refeição ocasional. E há um caso especial: se viajar no seu próprio carro, é sempre você que apresenta essa despesa. Recebe um valor fixo por cada quilómetro percorrido. E há algo que quase sempre fica a seu cargo, independentemente do que a empresa tenha reservado: as suas refeições. Trata-se de uma ajuda de custo diária fixa por cada dia de viagem. A empresa não pode simplesmente pagá-la por si. Por isso, quase sempre terá de apresentar um pequeno pedido, mesmo que seja apenas para as refeições e a quilometragem.

Para ajudar a manter tudo organizado, todos os pedidos de reembolso de despesas têm a mesma estrutura. São sempre compostos por quatro partes: despesas de viagem, refeições, alojamento e outros — tudo o resto que surja pelo caminho. É só isto. Todas as despesas pertencem a uma destas quatro partes. Nos próximos vídeos, vamos analisar cada uma delas em detalhe. E não se preocupe: não tem de calcular nada. A ferramenta e a equipa de contabilidade fazem isso por si. Mas há três coisas que tem mesmo de recordar. São a parte mais importante de todo este tema. Primeiro: guarde os seus recibos. Sem recibo, obter o reembolso é sempre difícil. Segundo: anote os horários da sua viagem.

Quando partiu e quando regressou. São esses horários que determinam a ajuda de custo para refeições. Terceiro: obtenha a aprovação da viagem antecipadamente. E apresente o pedido dentro do prazo. Esta é a visão geral. A empresa paga as despesas maiores. Pede o reembolso do que pagou do seu bolso e da ajuda de custo para refeições a que tem direito. E todos os pedidos são compostos pelas mesmas quatro partes. No próximo vídeo, passaremos totalmente à prática. Vamos abrir a ferramenta e preencher juntos um pedido de reembolso de despesas real, passo a passo. Para que não fique com nenhuma dúvida e receba rapidamente o seu dinheiro de volta.